Non il ne s’agit pas d’une enième enquête sur la dématérialisation, car contrairement aux précédentes sur le sujet, les répondants n’étaient pas cette fois des néophytes mais majoritairement des praticiens ayant déjà une expérience de la dématérialisation.
Nous vous avions d’ailleurs encouragés à répondre en diffusant largement le lien. Les résultats sont à la hauteur des espérances de la DAJ puisque 400 réponses furent enregistrées. Rappelons les objectifs initiaux; connaître l’opinion et la pratique des entreprises dans ce domaine, identifier et comprendre les éventuels freins au développement de la dématérialisation.
Les entreprises utilisent surtout la dématérialisation pour être plus efficaces
Au delà de la contrainte réglementaire, les répondants pour 58%, privilégient la dématérialisation comme catalyseur d’une organisation plus efficace et d’une meilleure gestion du flux de préparation des dossiers. De notre côté, il est vrai que nous avons toujours considéré la dématérialisation comme un projet structurant et avant tout affaire d’organisation.
Complexité des ergonomies et hétérogénéité des plates-formes constituent à égalité (36%) les deux principaux freins. Cela se traduit malheureusement par un taux de satisfaction très faible (39%). Ce résultat confirme les conclusions de notre enquête de satisfaction portant sur les plates-formes, sur le site du NouvelAchat |(décembre 2009) . Le score global enregistré alors (12/20) restait modeste et largement tiré par quelques plates-formes leaders; pour le reste la perception d’une grande hétérogénéité se confirmait déjà.
La gestion des certificats reste complexe
Pour la grande majorité des répondants, la gestion des certificats reste complexe; commande, installation, gestion, renouvellement etc. Cette inquiétude des utilisateurs nous semble tout à fait justifiée dans la mesure ou le certificat électronique est garant de la sécurité juridique de l’entreprise. Il est vrai que Windows n’effectue pas automatiquement l’installation, il faut télécharger et installer un driver qui n’est pas immédiatement reconnu. Sous VISTA cela devient même étonnement complexe.
Sur le plan de la gestion des certificats, il n’est certe pas du ressort de l’autorité de certification d’imposer des règles à l’entreprise; c’est pourquoi nous insistons sur l’importance de mettre en place des procédures de gestion rigoureuses, qui la plupart du temps font encore défaut.
Nous invitons aussi les autorité de certification à clarifier les pré-requis de renouvellement des certificats (complexe lorsque plusieurs certificats cohabitent sur les mêmes postes ou dans la même organisation) Ne pas oublier de supprimer l’ancien certificat dans le magasin du navigateur pour éviter les risques d’erreur.
En conclusion,
Les entreprises souhaitent pouvoir réaliser la chaine complète de la dématérialisation, depuis la préparation de l’offre jusqu’à la notification du marché. Côté acheteur cela implique la transmission au contrôle de légalité. La volonté d’engager la phase éxécution est une tendance marquée des utilisateurs qui ont déjà répondu par voie électronique. Le processus de dématérialisation est en effet un processus construit qui ne doit pas aboutir à une impasse. Les entreprises en expérimentant le cycle complet peuvent escompter des économies tangibles de la phase d’exécution . Voilà une leçon que les acheteurs publics sauront apprécier à sa juste valeur en facilitant d’abord la notification électronique des marchés, point de passage obligé vers d’autres chantiers pour la dématérialisation.
Le détail des résultats de l’enquête : ici