La réponse à la facture et le profil INVOICE RESPONSE de PEPPOL
Dans le billet précédent nous avons soulevé la question d’une réponse à la facture qui pourrait s’avérer indispensable dans le cadre d’échanges B2B. Une réflexion a ensuite été engagée par PEPPOL sur le développement d’un message (ou profil) spécifique à cette réponse. Ce message PEPPOL BIS 63 INVOICE RESPONSE a l’avantage d’être normalisé, facilitant ainsi sa mise en œuvre.
Petit rappel : Dans le cadre d’une transaction EDI, le message le plus couramment renvoyé par l’application est un AR technique (ACK) lié au protocole de communication de la couche de transport. Dans le cas de PEPPOL le protocole est AS2 ou AS4 et le message ACK est retourné automatiquement par le point d’accès récepteur au point d’accès émetteur à la réception du flux. Un deuxième niveau de message MLR (Message Level Response) a ensuite été développé pour permettre d’informer l’émetteur de la validation par le récepteur de la conformité du message. Cette fonctionnalité facultative n’est pas systématiquement utilisée par les émetteurs et récepteurs PEPPOL car elle fait porter la responsabilité de la validation sur le récepteur. Le message INVOICE RESPONSE de réponse à la facture constitue un troisième niveau de réponse possible ; mais celui-ci est un message métier permettant le retour d’une information statut entre l’ERP du vendeur et celui de l’acheteur. Pour permettre sa généralisation, PEPPOL a développé un message normalisé de réponse à la facture (Invoice Response ) dans le but de fournir à l’émetteur des informations de traitement. Invoice response est un message structuré XML fondé sur UBL 2.1 (ISO IEC 19845:2015).
Ce troisième niveau permet de rendre compte des décisions de l’acheteur au vendeur, validation ou rejet « bon à payer » réconciliation avec la commande jusqu’à la mise en paiement de la facture. Le but de la réponse à la commande est :
- D’aider le vendeur à engager une action si le traitement d’une facture est contesté ou donne lieu à un litige du côté de l’acheteur. La réponse informe le vendeur si sa facture est en cours de traitement ou si ce processus est interrompu et nécessite une action du vendeur.
- D’informer le Vendeur lorsque sa facture a été approuvée ou que le paiement a été initié afin que le vendeur puisse gérer ses flux de trésorerie et surveiller la réception du paiement.
- De fournir à l’acheteur des moyens automatisés pour tenir le vendeur informé de l’état de la facture et ainsi réduire ou éliminer les requêtes répétées et manuelles sur l’état de la demande de paiement.
- De prendre en charge le traitement automatisé pour le vendeur, même s’il peut encore nécessiter des actions manuelles.
- De fournir un message informatif de l’acheteur au vendeur.
- De permettre une rétroaction de l’acheteur vers le vendeur sur le processus de traitement des factures du côté acheteur.
- De permettre à l’acheteur d’informer le vendeur des décisions de l’acheteur dans le traitement des factures sous une forme structurée, donc directement intégrable par l’ERP du vendeur.
Le retour vers l’ERP du vendeur prend la forme d’un statut de traitement :
- IP – En cours de traitement
- UQ – Demande en cours (peut être répétée)
- CA – Accepté sous condition
- RE – Rejeté
- AP – Accepté
- PD – Payé
Les codes de traitement peuvent être ajoutés et motivés :
- 1 Facture est en cours
- 2a Facture est en cours avec attente de références supplémentaires
- 2b La facture est en cours mais reportée
- 3 La facture est acceptée
- 4a La facture est rejetée
- 4b La facture est rejetée mais peut être recyclée
- 4c La facture est rejetée avec remplacement
- 5 La facture est acceptée sous condition
- 6a La facture est en cours d’investigation pour informations erronées ou manquantes
- 6b La facture est en cours d’investigation pour référence de bon de commande manquante.
- 6c La facture fait l’objet d’une demande pour montant erroné, avoir partiel requis.
- 7 Le paiement de la facture est validé.
- 8 La facture est acceptée par un tiers agissant au nom de l’acheteur.
Par exemple : une facture est rejetée avec le code de statut RE. Le code de motif de ce rejet est LEG indiquant que la facture ne remplit pas les exigences légales et dans le texte sous le motif que la référence TVA n’est pas trouvée.