La première session du séminaire « Dématérialisation et archivage électronique des marchés publics s’est déroulée le 10 novembre à l’Espace Batignolles à Paris 17è.
Objectif, conduire un projet d’archivage électronique à valeur probante dans son organisation en parfaite maîtrise des problématiques techniques, organisationnelles et juridiques des marchés publics. Deux laboratoires pharmaceutiques, trois fournisseurs de dispositifs médicaux et une administration publique étaient représentés.
Traiter l’ensemble de la problématique en une journée relève du tour de force. Le résultat est à la hauteur des espérances des participants.
Pour Thierry AMADIEU et Thierry BEAUGE , co-animateurs de cette formation, la réussite dépend aussi de l’interactivité avec le groupe.
Les échanges, toujours riches d’enseignements pratiques, furent aussi favorisés par la mixité de ce séminaire, composé à la fois d’entreprises et d’acheteurs publics.
« C’est un des atouts de cette formation, que de pouvoir installer un dialogue constructif entre un acheteur et un fournisseur et cette formation peut y contribuer. »
déclare Thierry BEAUGE.
Les évaluations très positives faîtes par les participants confortent aussi la formule et son contenu.
»Stage très très intéressant , à conseiller à la direction juridique ».
« Permet d’aborder l’archivage comme un vrai projet d’entreprise ».
« Connaissance générale sur l’archivage et conduite de projet d’entreprise dans le passage au numérique ».
« Organisation et argumentation pour vendre le projet en interne ».
« Permet de faire le lien entre deux projets, GED et archivage électronique, en structurant la compréhension du sujet. »
Plusieurs enseignements à tirer pour les prochaines sessions.
Aborder cette problématique, ce n’est pas seulement répondre à la question de l’archivage à valeur probante des appels d’offres mais inscrire le projet dans une démarche d’ensemble de conservation du patrimoine informationnel de l’organisation. L’archivage passe donc par une compréhension élargie à l’échelle de l’organisation, car il s’agit bien d’un projet d’entreprise avant tout.
Il y a sur ce point convergence entre les attentes des organisations, entreprise ou collectivité; même si dans la pratique il y a quelques différences notables dans le traitement de archives.
L’archivage des marchés publics offre l’avantage de cumuler l’ensemble des problématiques techniques et juridiques de l’archivage. C’est un excellent terrain d’expérimentation qui permet de valider les concepts et les solutions avant de les déployer dans d’autres services de l’entreprise (finances, comptabilité etc.) ou d’une collectivité.
Mais pour gagner cette dimension ou sensibiliser sa direction, il faut savoir vendre le projet en interne et cela est aussi important que le projet lui-même.
Conduire un projet, c’est savoir aussi utiliser tout le matériel à sa disposition et tirer les bons tiroirs ; particulièrement quand il s’agit des normes, très nombreuses (ISO 15489,ISO 14721, ISO 27001, 27002 et 27005 , NFZ 42-013, MOREQ2, etc.) qui sont là pour accompagner chaque étape du projet.
Finalement, le besoin s’est fait sentir d’aller plus loin en disposant des moyens d’élaborer une véritable politique d’archivage, indispensable clé de voute du dispositif.
Ce sera sans doute l’objet d’une session à part entière sous la forme probable d’un atelier, prolongement logique de ce séminaire.
Rendez-vous est déjà pris pour le 8 février prochain pour une nouvelle session.
Programme et inscription : NouvelAchat
Thierry AMADIEU