Pour gérer efficacement un grand nombre d’appels d’offres dans une organisation complexe, SharePoint® peut s’avérer un excellent outil qui vous permettra de tirer le meilleur parti de la dématérialisation.
Dans une organisation impliquant plusieurs services ou niveaux hiérarchiques, parfois fonctionnellement dépendants, il est important que les données des marchés soient localisées en un seul endroit et que l’on puisse y accéder facilement localement ou à distance. Nomade ou sédentaire, un décideur doit pouvoir se connecter à partir d’un PDA ou un outil de mobilité, visualiser un dossier et donner son accord sur une offre de prix.
L’ordonnancement des tâches est un aspect névralgique de la réponse aux appels d’offres. Sans garde-fous, les risques sont élevés de ne pas respecter les délais de remise d’une offre. SharePoint est parfaitement adapté à la définition d’un flux de travail collaboratif et à la planification d’un circuit de validation. SharePoint permet de définir un groupe, des profils et des droits fonction d’un niveau d’habilitation. SharePoint gère automatiquement les communications ; l’initiateur invite un ou plusieurs approbateurs. Le destinataire est automatiquement alerté de l’arrivée d’un nouveau document ou d’une nouvelle tâche. Il est relancé par des notifications ou des rappels automatiques via sa messagerie. Le gestionnaire est en grande partie déchargé de la tâche fastidieuse de relance des contributeurs.
SharePoint fonctionne en interface Web de telle sorte qu’il n’est pas envisageable de déposer directement le dossier depuis le répertoire SharePoint sur le « profil d’acheteur » ou la plate-forme de dématérialisation. Loin d’être un inconvénient, cette limite technique constitue une sécurité supplémentaire. . Mais d’autres verrous sont envisageables ; par exemple, interdire la finalisation d’un dossier qui comporterait un document non validé; l’ensemble du dossier est alors rejeté et le circuit d’approbation doit être relancé. SharePoint fonctionne alors comme un sas d’élaboration de l’offre le temps de la préparation puis par synchronisation avec le répertoire ‘marchés’sur le serveur, celle-ci devient accessible du gestionnaire qui reprend alors la main pour effectuer le dépôt de l’offre dématérialisée.
Il est tout-à-fait envisageable d’interfacer SharePoint avec un parapheur électronique. .Quoi de plus naturel en somme que de pouvoir signer électroniquement à partir de son PDA une fois le document approuvé. Un parapheur électronique associé à SharePoint est un développement non seulement logique mais souhaitable pour faciliter et sécuriser les échanges au sein de l’organisation__.
(*) ® SharePoint est une marque déposée de Microsoft Corp.